Vedtægter for Hjørring Billard klub

Klubbens navn er Hjørring Billard klub. Klubbens hjemsted er Hjørring kommune.


Klubbens formål er at aktivere unge som ældre, og forene det sociale med det sportslige ved billard


Klubben er medlem af Den Danske Billard Union, og dermed af Danmarks idræts-Forbund, og underkastet disses love og bestemmelser.


Som aktivt eller passivt medlem af seniorafdelingen kan bestyrelsen optage alle der er fyldt 19 år. Som aktivt eller passivt medlem af ungdomsafdelingen kan bestyrelsen optage alle i alderen fra 10 til 19 år. Optagelse af umyndige som medlemmer af foreningen kræver samtykke fra forældre/værge. Som passive medlemmer kan enhver optages.


Til gyldig udmeldelse kræves, at den sker skriftligt til klubben med mindst 14 dages varsel, og at det pågældende medlem har betalt sin kontingent til klubben frem til den dag, hvorfra udmeldelsen har virkning. Medlemmet har krav på skriftlig bekræftelse.


Klubbens kontingent fastsættes for et år af gangen på den ordinære generalforsamling. For aktive medlemmer opkræves kontingent halvårligt forud. For passive medlemmer opkræves kontingent helårligt forud.


Bestyrelsen kan udelukke et medlem i en kortere periode (op til nogle måneder), når særlige forhold giver anledning hertil. Hvis bestyrelsen vurderer, at der er grundlag for udelukkelse, skal det pågældende medlem, forinden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have mulighed for at fremføre sin sag for et flertal af bestyrelsens medlemmer. Bliver medlemmet udelukket, skal dette meddeles skriftligt, indeholdende en begrundelse for udelukkelsen, samt en tidsfrist for hvornår det påtalte forhold skal være bragt i orden. Bringes det påtalte forhold i orden indenfor tidsfristen, ophører udelukkelsen uden videre. Bringes det påtalte forhold ikke i orden indenfor tidsfristen, kan bestyrelsen forlænge udelukkelsen, eller skride til eksklusion (jvf. §8).


Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning hertil. Hvis bestyrelsen vurderer, at der er grundlag for eksklusion, skal det pågældende medlem, forinden bestyrelsen stemmer om eksklusionen, have mulighed for at fremføre sin sag for den samlede bestyrelse. Bliver medlemmet ekskluderet, skal dette meddeles skriftligt, indeholdende en redegørelse for eksklusionsgrunden. Et medlem der er ekskluderet af bestyrelsen kan, hvis vedkommende ønsker det, få spørgsmålet om eksklusion afgjort ved førstkommende ordinære generalforsamling. Bestyrelsen skal i givet fald sørge for, at sagen sættes på dagsordenen under punktet "forslag til behandling". Af indkaldelsen til generalforsamlingen skal det fremgå, at spørgsmålet om eksklusion skal behandles. Bestyrelsen skal, senest 3 uger før generalforsamlingen, sende en skriftlig indbydelse til generalforsamlingen til det ekskluderede medlem. Ønsker det ekskluderede medlem ikke at møde frem på generalforsamlingen, eller er vedkommende forhindret i at møde frem, kan medlemmet skriftligt redegøre for sine synspunkter. Denne redegørelse skal dirigenten læse op for forsamlingen. Generalforsamlingen træffer herefter en afgørelse. Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver, at 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for dette. Et medlem der er ekskluderet ved generalforsamlingsbeslutning, kan, indenfor 2 år efter beslutning om eksklusion, kun optages på ny som medlem ved ny generalforsamlingsbeslutning, og med samme majoritet som ved eksklusionen. Efter 2 år fra beslutning om eksklusion, er det bestyrelsen der træffer afgørelse om nyt medlemskab. I særlige tilfælde kan bestyrelsen henlægge beslutningen til generalforsamlingen.


Generalforsamlingen er med de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle klubbens anliggender. Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i 2. måned, indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved indkaldelsen som hænges på opslagstavlen i klubben lokaler og ligges på klubbens hjemmside. Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være Formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen afholdes. Forsalgene skal optages i dagsordenen. Stemmeret har alle aktive medlemmer over 18 år, personer under 18 har stemmeret gennem en værge, alle skal have været medlem af foreningen i de sidste 3 måneder før generalforsamlingen, og ikke være i kontingent restance. Stemmeret kan kun udøves ved personlig fremmøde, af medlem over 18 år eller medlem under 18 år med værge. Passive medlemmer har ikke stemmeret.


Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter.
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse.
4. Forelæggelse af budget for det kommende år til godkendelse.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Fastsættelse af kontingent.
7. Valg af formand (lige år).
8. Valg af kasserer (ulige år).
9. Valg af 1 medlemmer til bestyrelsen (lige år).
10. Valg af 2 medlemmer til bestyrelsen (ulige år).
11. Valg af en 1. og en 2. suppleant til bestyrelsen (hvert år).
12. Valg af udvalg.
13. Valg af 2 revisorer (hvert år).
14. Valg af 1 revisorsuppleant (hvert år).
15. Eventuelt.


Til at lede generalforsamlingen vælger denne en dirigent, der ikke må være mellem af bestyrelsen eller faste udvalg. Generalforsamlingens beslutninger træffes, ved simpelt stemmeflertal, jfr. dog §8, §17 og § 18. dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Dog skal, på begæring fra mindst en stemmeberettiget mellem, afstemningen og valg foregå skriftligt, ligesom afstemninger om eksklusion skal foregå skriftligt. Generalforsamlingens beslutninger indføres i en protokol, hvor i også et referat af forhandlingerne optages i det omfang, dirigenten bestemmer.


Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen, eller når mindst 1/3 stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom til bestyrelsen, med angivelse af det/de emner der ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal indkaldes senest 14 dage efter begæring er fremsat overfor bestyrelsen. Af indkaldelsen skal fremgå hvilke emner der skal behandles på generalforsamlingen. Der indkaldes som ved ordinær generalforsamling.


Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og repræsentere klubben i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter klubben i henhold til lovene. Bestyrelsen består af en formand, en kasserer, en sekretær og yderligere 2 medlemmer. Alle vælges for 2 år. Formand og kasserer vælges direkte. På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med en sekretær.


Bestyrelsen konstituerer sig snarest muligt, dog inden 14 dage efter generalforsamlingen, på et bestyrelsesmøde sekretær. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, hvoriblandt formanden er tilstede, jfr. § 6 stk. 4. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. Klubben tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner kræves dog underskrift af såvel formand som kasserer. I alle sager, der angår køb, salg eller pantsætning af fast ejendom eller løsøre, tegnes klubben af formanden, og kassereren i forening. Klubbens medlemmer hæfter ikke personligt.


Klubbens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal inden den 1. februar afgive driftsregnskab for det foregående år og status pr. 31. december til revisorerne. Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse, og skal være forsynet med revisorernes påtegning. Budget skal ligeledes forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse. Driftsregnskab, status og budget skal forelægge i kopi til uddeling på generalforsamlingen, eller ligge på klubbens hjemmeside, så medlemmer selv kan printe ud.


På den ordinære generalforsamling vælges for et år af gangen 2 kritiske revisorer og 1 revisorsuppleant jfr. § 8 Revisorerne skal hvert år i februar gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningen er til stede. Driftsregnskab og status forsynes med påtegning. Revisorerne har til enhver tid adgang til at foretage uanmeldt kasseeftersyn.


Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.


Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves at mindst halvdelen af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede. Til forslagets vedtagelse kræves at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes, med ovennævnte stemmeflerhed, uanset antal fremmødte stemmeberettigede medlemmer. I tilfælde af klubbens opløsning skal den formue, der er i behold, gives til en eller flere idrætsforbund, godkendt af Hjørring kommune. Generalforsamlingen træffer bestemmelse om hvorledes. Denne afgørelse træffes ved simpelt stemmeflertal.